Das wiiw sucht eine/n Assistent:in der Geschäftsleitung/Office Manager:in (m/w/d)
10 May 2023
Zur Verstärkung unseres internationalen Teams schreiben wir eine Vollzeitstelle (Teilung in zwei Stellen zu jeweils 20 Stunden möglich) aus.
photo: istock.com/megaflopp
Aufgaben:
- Unterstützung der Geschäftsleitung bei Administration und Organisation
- Betreuung administrativer Agenden im Rahmen des Vereinsmanagements
- Betreuung und Abwicklung von Subventionsanträgen sowie Spenden
- Organisation, Vor- und Nachbereitung der Generalversammlung und Vorstandssitzung des Vereins, sowie Protokollführung
- Eigenständige Betreuung von Projekten (z.B. Mitgliedschaftsbetreuung)
- Vorausschauende und eigenständige Organisation anfallender Office Management Aufgaben
- Rechnungslegung und Mahnwesen
- Pflege und Verwaltung der Kundendatenbank
- Vertretung bei der Organisation von Geschäftsreisen und Aussendungen
- Empfang & Telefonzentrale sowie Korrespondenz (in Deutsch und Englisch)
- Schnittstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen
- Veranstaltungsmanagement und Bewirtung von Gästen
Anforderungen:
- Abgeschlossene Ausbildung HAK, HBLA, ESA oder gleichwertige oder höhere Ausbildung
- Erfahrung in einem Verein oder wissenschaftlichen Betrieb von Vorteil
- Praxis im Sekretariat/Office Management von Vorteil
- Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse
- Perfekte PC-Anwenderkenntnisse (insbesondere MS-Office Paket)
- Hohe Organisationskompetenz sowie strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und soziale Kompetenz verbunden mit einem positiven, selbstsicheren und freundlichen Auftreten
- Verlässlichkeit, Genauigkeit und Diskretion
Bewerbungsfrist: 11. Juni 2023
Das monatliche Mindestgehalt für 40 Stunden beträgt brutto € 2.600,- (14x/Jahr) mit Bereitschaft zu höherer Bezahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Die ausgeschriebene Vollzeitstelle kann in zwei Stellen zu jeweils 20 Stunden geteilt werden.
Wir bekennen uns zur Vielfalt in unserer Belegschaft als Schlüssel zu Innovation und Erfolg und bieten jeder Bewerberin und jedem Bewerber die gleichen Chancen. Wenn Sie ein angenehmes Arbeitsklima in einem internationalen Umfeld mit einem interessanten und breiten Aufgabengebiet schätzen, freuen wir uns über Ihr Interesse!
Bitte richten Sie Ihre Bewerbung (mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen - bitte alles in einem pdf-Dokument!) an jobs@wiiw.ac.at.